Etäyhteys vaatii meiltä enemmän – ja se on ihan oikein
”Ei me olla voitu myydä mitään, kun ei asiakkaille pääse käymään”.
”Ei ole voitu pitää kehityskeskusteluja/tiimipäiviä, kun on tämä etätyö.”
”Ei pidetä näitä palavereja ollenkaan, kun kaikki kuitenkin tekee vaan muita hommia samalla.”
Edellä olevien sitaattien tarkat muodot on muutettu, mutta nämäkin etäyhteysvalitukset olen jälleen tällä viikolla kuullut – ties monettako kertaa.
Äkillinen etätyöhön siirtyminen on aiheuttanut todellisia sosiaalisia, liiketaloudellisia ja teknisiä haasteita ja ongelmia, en vähättele niitä, enkä kirjoita nyt niistä. Sen sijaan kuulen kiinnostuneena jokaista etäyhteydenpitoon liitettyä tekosyytä, jonka varjolla asioita on jo useamman kuukauden ajan jätetty tekemättä, lykätty tai tehty väkisin vanhaan tapaan.
Samaan aikaan kun moni organisaatio ja päättäjä tuskailee etäyhteyspelkonsa kanssa, etäketterät organisaatiot surffaavat etäyhteysmahdollisuuksien aallonharjalla: verkkoseminaarien ja -koulutusten tallenteet ovat koko organisaation saatavilla, videomuotoiset tarjousesittelyt nopeuttavat ostopäätöstä, aiemmin matkakuluihin kuluneet resurssit on ohjattu henkilöstön kehittämiseen ja sisäiset koulutukset mahdollistuvat tiimien sparratessa toisiaan etämyyntidemojen äärellä. Vau!
Valmentaessani erästä asiakastani etävuorovaikutuksen mahdollisuuksiin, asiakas totesi, ”muuten hyvä, mutta tämähän vaatii valtavasti valmistautumista, aikaa ja organisointia”. Totta, etävuorovaikutus vaatii meiltä enemmän ja se on ihan oikein!
Etäpalaverit ja etätyön aikakausi osoittavat armottomasti toimintamme heikot kohdat ja tehottomuuden: jos aiemmin pystyi vetämään kokouksen tai myyntitapaamisen pullalahjuksilla ja karismalla kasaan ja hoitamaan homman valmistelematta kotiin, nyt ei enää pysty. Viimeinkin on tehtävä aidosti kiinnostavia ja vaikuttavia myyntipresentaatioita, esimiesten on varattava tiimin jäsenilleen aikaa kalenteriin ja palavereissa on oltava valmisteltu ja osallistava sisältö, jottemme karkaa tekemään muita töitä mikki mutetettuna.
Jos minulta kysytään, hyvin valmisteltuna etäyhteystapaamisessa ja -vuorovaikutuksessa ei ole mitään vähempää kuin tapaamisessa. Ja olen vuorovaikutuksen kouluttaja, joten minun kai nimenomaan pitäisi olla huolissani vuorovaikutustilanteidemme kaventumisesta. En sano, ettenkö minäkin kaipaisi katsekontaktia, epäformaaleja käytäväkeskusteluja, ad hoc –ideointia, yhteisiä kahvitaukoja ja mahdollisuutta aistia muiden tilanteessa olevien vireystila. Mutta sanon, että nämäkin kaikki ovat etäyhteydessä mahdollisia, jos niin haluamme.
Vaikka organisaatioonne olisi pesiytynyt etäyhteyksiä sinnikkäästi vastustava muutosvastarintaparvi, ei syytä huoleen: etäyhteysvuorovaikutus on opeteltavissa ja haltuun otettavissa oleva taito! Onhan suurin osa organisaatioista menestyksekkäästi aiempina vuosikymmeninä ottanut haltuun muun muassa puhelimen ja sähköpostin viestintävälineinä.
Jos tiedät organisaation, jonka etäyhteysasenne ja etäyhteysvuorovaikutustaidot kaipaisivat mahdollisuus-orientoitunutta näkökulmaa tai itse tuskailet etäyhteyteen vedoten siirrettyjen asioiden kanssa, ota yhteyttä, niin laitetaan homma kuntoon. Etänä tietenkin ????
Kolme asiaa etäyhteysvuorovaikutuksen vaatimuksiin vastaamiseksi
- Kutsu etäpalaveriin koolle vain tarvittavat henkilöt. Jos olet epävarma, olisiko jonkun hyvä olla mukana, kysy rohkeasti henkilöltä itseltään, mitä hän on mieltä. Jos hän kokee, että hänen läsnäolostaan ja asian kuulemisesta on lisäarvoa, sitoutuminen palaveriin on eri luokkaa kuin ”varalta kutsun saaminen”.
- Valmistaudu itse sekä materiaalien osalta että henkisesti. Varaa palaverien väliin 5-15 min. siirtymäaika ja muotoile mieleesi ainakin yksi kysymys palaverin agendaan liittyen. Mikäli olet kokouksen vetäjä, lähetä agenda tai ennakkotehtävä etukäteen – näin myös muilla on mahdollisuus valmistautua palaveriin.
- Ota etäyhteyden vuorovaikutteiset ominaisuudet haltuun ja harjoittele niitä small talkin varjolla kokouksen aluksi. Kun kamerat on väläytetty päälle, mikit ja toiminnallisuudet testattu, niitä on helpompi käyttää myös kokouksen edetessä.